Sygnalista a BHP
Ustawa o ochronie sygnalistów jeszcze nie weszła w życie, ale już budzi wiele emocji i obaw. Trudno nam się odnieść do niej, gdyż jej ostateczny kształt może się różnić od projektu, więc przyjrzymy się tylko pewnym aspektom tego projektu ustawy i Dyrektywy unijnej 2019/1937, którą mamy obowiązek wdrożyć 17 grudnia 2021 r.
Sygnalizowanie o nieprawidłowościach i zagrożeniach
Sygnalistą może być ktoś, kto pragnie wprowadzić pozytywną zmianę w funkcjonowaniu swojego miejsca pracy, gdyż utożsamia się z nim i pragnie, by funkcjonowało najlepiej, jak to możliwe w danej sytuacji. Wyróżnia się aktywnością dla dobra ogółu i organizacji, w której pracuje. Skupia się na interesie szerszym niż własny, na sprawach istotnych i przekładających się na dobro wspólne. Niezwykle trafnie zdefiniował sygnalistę australijski badacz William De Maria, nazywając go: „zatroskanym obywatelem, który całkowicie lub głównie kieruje się interesem publicznym i dobrowolnie dokonuje ujawnienia znaczącej nieprawidłowości dostrzeżonej w trakcie wykonywania obowiązków zawodowych oraz zgłoszenia do osoby lub organu zdolnego podjąć śledztwo i pomóc w zaradzeniu problemowi”. Sposób zgłoszenia nieprawidłowości powinien również brać pod uwagę interes pracodawcy, by doznał on jak najmniejszego uszczerbku, a zarazem otrzymał możliwość wprowadzenia oczekiwanej zmiany w organizacji. U podstaw dyrektywy unijnej dotyczącej ochrony sygnalistów leży potrzeba wsparcia i ochrony osób, które dla dobra powszechnego decydują się zgłosić istnienie jakiejś nieprawidłowości w ich miejscu pracy. Jednak sygnalista jest objęty ochroną prawną tylko w takim przypadku, gdy posiada w chwili zgłoszenia uzasadnione przekonanie poparte okolicznościami i faktami, że przekazuje informacje prawdziwe. O tym, czy dana osoba w tej konkretnej sytuacji może być objęta ochroną, decyduje niezależny sąd.
Intencje sygnalisty w ustawie.
W projekcie ustawy istnieje zapis o zgłoszeniu nieprawidłowości w sposób niezgodny z prawem lub zasadami współżycia społecznego. Za sprzeczne z zasadami współżycia społecznego wymienia się chęć osoby zgłaszającej nieprawidłowości osiągnięcia korzyści majątkowej lub osobistej. Zgłoszenie powinno być zatem dokonane w dobrej wierze i w interesie publicznym.
Kto musi wprowadzić procedury zgłaszania nieprawidłowości.
Obowiązek wprowadzenia procedury zgłaszania nieprawidłowości będzie ciążyć na:
- Podmiotach sektora publicznego i prywatnego zatrudniającego minimum 50 pracowników.
- Podmiotach działających w sektorze finansowym (np. bankach, zakładach ubezpieczeń, zakładach reasekuracji itp.).
Inne podmioty mogą, ale nie są zobligowane do wprowadzania tej procedury. Dodatkowym udogodnieniem jest to, że nie wszystkie podmioty muszą 17 grudnia mieć już wdrożone te procedury. Podmioty sektora prywatnego zatrudniające od 50 do 249 pracowników będą miały termin wdrożenia do 17 grudnia 2023 r.
Sygnalista, kto to jest?
Kto może zostać sygnalistą? Co niezwykle ważne, nie ma znaczenia forma zatrudnienia sygnalisty, by został on objęty ustawową ochroną. Może być samozatrudniony, zatrudniony na podstawie umowy cywilnoprawnej, zatrudniony u podwykonawcy lub jako wykonawca, akcjonariusz, wspólnik, ale może to być również dostawca, stażysta, wolontariusz, kandydat na pracownika lub były pracownik. Dyrektywa mówi też o ochronie osób, które na skutek zgłoszenia sygnalisty również mogłyby ucierpieć ( na przykład krewni, bliscy współpracownicy sygnalisty).
Jednak jeśli ktoś chce dokonując zgłoszenia świadomie wprowadzić w błąd, nie może liczyć na żadną ochronę, za to może spodziewać się kary. Wszelkie plotki (informacje nie poparte rzetelną wiedzą) lub informacje szkalujące inne osoby muszą być zatem karane, a ktoś, kto posługuje się takimi narzędziami, podlegać będzie grzywnie.
Jak zgłaszać?
Istnieją trzy formy zgłoszenia nieprawidłowości:
- Kanał wewnętrzny (zgłoszenie do własnej organizacji).
- Kanał zewnętrzny (powiadomienie organu centralnego, czyli Rzecznika Praw Obywatelskich lub właściwego organu publicznego).
- Ujawnienie publiczne, które właściwie powinno być stosowane jedynie w ściśle określonych wypadkach lub po bezskutecznym zgłoszeniu wewnętrznym i zewnętrznym.
Niewątpliwie najlepiej by było, gdyby informacja o nieprawidłowościach pozostała w organizacji i tam sprawa została pozytywnie załatwiona. Aby było to możliwe, warto jest przygotować bezpieczny dla sygnalisty system zgłaszania i komunikacji z nim, który będzie prosty, łatwy w użyciu oraz zapewniający ochronę danych osobowych sygnalisty, osób z nim powiązanych oraz osób, których ewentualnie zgłoszenie dotyczy. Na polskim rynku pojawiły się już systemy umożliwiające zachowanie dyskrecji i komunikacji z sygnalistą na wysokim poziomie np. Platforma E-nform, WhistBoard, Sygnanet, Whiblo, Integrity, Qualitime i inne. Systemy te dają wiele możliwości, np. zgłoszeń w kilku językach, dostępu do systemu tylko wyznaczonych osób, spełniają też normy RODO, a niektóre posiadają takie certyfikaty jak: TÜV, ISO 27001 i ISO 37002 i nawet nie wymagają współpracy z działem IT danej organizacji.
Jeśli sygnalista będzie rzeczywiście czuł się bezpiecznie dzięki wybranemu kanałowi zgłoszenia, tym chętniej zdecyduje się na zgłoszenie wewnętrzne.
Zapobiegnie to być może zbędnej eskalacji związanej z faktem zgłoszenia nieprawidłowości i pomoże pracodawcy w uzyskaniu informacji potrzebnych do sprawnego zarządzania firmą.
Jak przygotować organizację do wdrożenia dyrektywy?
Mając na względzie zatrzymanie zgłoszenia w organizacji, by móc wdrożyć działania naprawcze, należy w sposób dokładny przygotować organizację do wdrożenia dyrektywy.
Należy:
- Wybrać sposób zgłaszania nieprawidłowości, który będzie najbardziej adekwatny do wielkości organizacji oraz jej specyfiki. Kanał powinien umożliwiać dokonywanie zgłoszeń pisemnie i/lub ustnie, a na żądanie sygnalisty powinno mu się umożliwić także fizyczne spotkanie w rozsądnym czasie od zgłoszenia.
- Skonsultować przyjęte rozwiązania z zakładową organizacja związkową lub przedstawicielami pracowników.
- Wybrać osoby, które tymi zgłoszeniami mogą zajmować się w sposób bezstronny i niezależny (np. kancelaria prawna itp.). Skład komisji badającej sprawę powinien być jawny.
- Przyjąć Regulamin przyjmowania zgłoszeń.
- Przeszkolić pracowników w kwestii różnych procedur związanych z zgłoszeniami (np. członków komisji wyjaśniającej zgłoszenia i ich zasadność, pracowników w zakresie zgłaszania nieprawidłowości poprzez wybrany kanał komunikacji).
Proces zgłoszenia opiera się na następujących etapach:
- Wybór kanału zgłoszenia przez sygnalistę.
- Bezpieczne przechowywanie informacji o zgłoszeniu.
- Weryfikacja zgłoszenia – czy odpowiada zapisom ustawy.
- Postępowanie wyjaśniające dotyczące danego zgłoszenia.
- Komunikacja z sygnalistą dotycząca podjętych działań następczych (wyjaśniających, dochodzeń wewnętrznych i ewentualnie działań naprawczych czy zapobiegawczych).
- Zamknięcie sprawy.
- Monitoring działań odwetowych.
Przepisy karne:
Niestosowanie się do planowanej ustawy ma grozić poważnymi konsekwencjami karnymi. Odpowiedzialności osobista mówi o możliwości pozbawienia wolności do lat 3 za:
- Nieustalenie lub niewłaściwe ustalenie wewnętrznych procedur dotyczących zgłaszania nieprawidłowości
- Utrudniania zgłaszania nieprawidłowości
- Podejmowania działań odwetowych wobec sygnalisty lub osób powiązanych z nim (np. zatrudnionej w tej samej organizacji żony)
- Naruszenie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych sygnalisty
Niezbyt fortunnym wydaje się rozwiązanie dotyczące okresu przechowywania danych osobowych w związku ze zgłoszeniem – wynosi on tylko 5 lat, co wobec długoletnich postępowań sądowych nie jest zbyt praktycznym rozwiązaniem.
Obowiązek sygnalisty
Obowiązkiem sygnalisty oprócz oparcia zgłoszenia na okolicznościach i faktach, które przekonują go o zaistnieniu nieprawidłowości, jest także zgłoszenie w pierwszej kolejności do wewnętrznego systemu informowania o nieprawidłowościach albo odpowiednich organów. Zgłoszenie zewnętrzne do opinii publicznej powinno następować dopiero wówczas, gdy nie są zabezpieczone odpowiednie procedury wymienione w projekcie ustawy lub w ciągu 21 dni od zgłoszenia wniosek nie został rozpatrzony. Zgłoszenie zewnętrzne jest również przewidziane w wypadku, gdy ze względu na naturę zgłaszanej nieprawidłowości skorzystanie z systemu wewnętrznego lub zgłoszenie do organów jest niemożliwe lub w sposób oczywisty niecelowe.
W tekście wykorzystano informacje z publikacji „Strażnicy demokracji. Nowe perspektywy ochrony sygnalistów” autor: Marcin Waszak.